A menos de dos semanas de que el documento electrónico sea obligatorio, las empresas se enfrentan a numerosas soluciones, diferencias de precio de hasta el 1.000% y ningún listado oficial de aplicaciones autorizadas por Transportes
La cuenta atrás para el DeCA entra en su fase decisiva. A partir del próximo 5 de octubre, el Documento Electrónico de Control Administrativo será obligatorio en los transportes afectados y miles de empresas necesitan disponer de un sistema capaz de generarlo y gestionarlo. La urgencia ha multiplicado la oferta de soluciones tecnológicas, pero existe una particularidad que complica la elección: no hay un software DeCA homologado por el Ministerio ni un listado oficial de aplicaciones autorizadas entre las que escoger.
La Administración establece los requisitos que deben cumplir tanto el sistema como el documento resultante, pero deja en manos de cada compañía la elección de la tecnología. Una situación que, según advierten desde SDi, compañía especializada en digitalización empresarial, obliga a mirar más allá de si una herramienta simplemente permite “hacer un DeCA”. El verdadero análisis debe centrarse en comprobar que cumple las exigencias técnicas de la normativa y que puede incorporarse a la operativa habitual de la empresa sin generar nuevos procesos manuales.
Precisamente estas dudas centrarán el webinar que SDi y APEN celebrarán el próximo 7 de octubre a las 11:00 horas, apenas dos días después de la entrada en vigor obligatoria del documento electrónico. La sesión abordará desde los requisitos técnicos hasta su aplicación diaria en una empresa de transporte: cómo debe generarse, qué necesita llevar el conductor, qué ocurre durante una inspección o cómo integrar el DeCA con ERP, TMS y otros sistemas ya implantados.
La necesidad de aclarar estas cuestiones llega en un momento especialmente sensible. Una encuesta de AECOC realizada entre 5.000 pymes señalaba recientemente que el 70% desconocía la entrada en vigor de esta obligación y el 75% todavía no disponía de una herramienta para gestionar el DeCA. Al mismo tiempo, la proximidad de la fecha límite ha provocado la aparición de numerosas ofertas dirigidas a transportistas y cargadores.
Diferencias de precio de hasta el 1.000%
Las diferencias entre unas soluciones y otras no son menores. FENADISMER ha advertido este mes, después de analizar distintas propuestas disponibles en el mercado, devariaciones de precio de hasta el 1.000% entre algunas herramientas, además de alertar sobre ofertas que pueden resultar insuficientes para cubrir adecuadamente las necesidades derivadas de la nueva normativa.
El precio, sin embargo, es solo una parte del problema. En ausencia de una homologación oficial de aplicaciones, corresponde a cada empresa comprobar qué está contratando y hasta dónde llega realmente la solución.
La normativa define de forma precisa cómo debe funcionar el nuevo documento. El DeCA tiene que generarse digitalmente a partir de una aplicación informática; no es válido elaborar el documento en papel y posteriormente escanearlo o fotografiarlo. El fichero debe estar en formato PDF, tener un máximo de 5 MB e incorporar un código QR asociado a una dirección web única desde la que los agentes puedan descargar directamente la documentación durante una inspección.
Además, el acceso no puede exigir credenciales, inicios de sesión ni pasos intermedios y el sistema debe registrar determinados datos relacionados con la creación y posibles modificaciones posteriores del documento.
Por eso, disponer de una aplicación que permita introducir información y generar un PDF no garantiza por sí mismo que la empresa esté resolviendo correctamente la nueva obligación.
Cumplir la norma es solo una parte del problema
A las exigencias legales se suma una cuestión especialmente relevante para las empresas que realizan un volumen elevado de operaciones: cómo encaja el DeCA con la tecnología que ya utilizan.
Buena parte de los datos necesarios para crear el documento —transportista, vehículo, origen, destino, mercancía o expedición— pueden encontrarse ya registrados en un ERP, un TMS u otras herramientas de gestión. Introducir esa misma información nuevamente en una aplicación independiente supone crear duplicidades precisamente en un proceso que nace con el objetivo de digitalizar la documentación del transporte.
Desde SDi señalan que esta debería ser una de las cuestiones que las empresas revisen antes de contratar una solución. No se trata únicamente de generar correctamente el documento, sino de determinar de dónde proceden sus datos, cómo llega al conductor, cómo se almacenará posteriormente y qué procesos pueden automatizarse para evitar que la nueva obligación incremente la carga administrativa.
Esta integración será también uno de los ejes del webinar organizado junto a APEN. La sesión analizará cómo conectar el DeCA con ERP, TMS y otros sistemas empresariales, además de resolver cuestiones relacionadas con su almacenamiento, conservación, presentación durante una inspección y diferencias respecto a otros documentos utilizados habitualmente en el transporte.
Elegir tecnología a contrarreloj
La situación deja así a muchas empresas ante una decisión tecnológica que deben tomar con poco margen. El 5 de octubre marca la fecha de cumplimiento, pero elegir una solución únicamente por rapidez o precio puede resultar insuficiente si después obliga a mantener procesos paralelos, duplicar información o realizar adaptaciones adicionales.