¿Cómo elegir la mejor tecnología de optimización de rutas?

Un software de optimización de rutas aporta un gran número de beneficios, desde la satisfacción del cliente y el ahorro de costos, hasta la mejora en la eficiencia y la optimización de los recursos.

Además, acompañado de un control amplio de la operación para obtener beneficios en diferentes áreas clave, permite administrar los recursos de forma eficiente y desarrollar otros aspectos del negocio gracias a la información que este tipo de tecnología puede ofrecer.

¿Qué es un optimizador de rutas?

Es un sistema basado en un algoritmo matemático que resuelve la necesidad de trazar rutas de entrega eficientes, ahorrando tiempo y dinero a las empresas de logística.

Algunas plataformas, como QuadMinds, incluyen tracking por GPS, aplicaciones para que los conductores reporten y certifiquen sus entregas, o para que sus managers puedan obtener información en su teléfono móvil  de lo que ocurre con las entregas, en cada etapa del proceso, y en tiempo real.

Cómo elegir la tecnología adecuada para tu negocio

Si ya has decidido que lo que necesitas es un software de planificación de rutas, el paso siguiente es definir cuál de todas las opciones es la más adecuada para tu empresa.

Como punto de partida, es conveniente tener en claro cuáles son los objetivos de negocio, en general, y los de adopción de tecnología en particular, además de determinar las necesidades actuales a cubrir.

A la hora de valorar, algunas de las cuestiones relevantes antes de utilizar una plataforma de optimización de rutas son:

Usabilidad

No importa lo innovadora que sea la tecnología, o la cantidad de tareas que permita automatizar, si no se consigue que todo el equipo involucrado la utilice, la inversión no tendrá validez. Entonces, es recomendable buscar un software que sea sencillo de incorporar a la operación diaria y que acompañe en su implementación.

Integraciones

Las integraciones con otros sistemas llevan a la usabilidad al siguiente nivel. Una aplicación independiente puede ser muy sencilla de usar pero creará trabajo extra y problemas de integración de datos si no está sincronizada con los procesos existentes.

Es aconsejable averiguar si el software que se está considerando funciona con las herramientas que se usan a diario, como un e-commerce, un sistema CRM, una plataforma de gestión de pagos o cualquier otro componente similar que se use en una empresa a diario. Para mayor flexibilidad, lo mejor es buscar un software que ofrezca integración mediante API, como QuadMinds.

Casos de éxito

¿Qué usan otros negocios o empresas similares? Tomar de referencia casos de éxito y aplicaciones de uso puede ser una buena forma de intuir si el sistema se adaptará a los objetivos y necesidades actuales. Estudiar los casos de uso en industrias o unidades de negocio similares será una gran herramienta para determinar qué funcionalidades podrán ser más valiosas.

Inversión

Más allá del coste en sí, al considerar la magnitud de la inversión, es importante reflexionar acerca de estos aspectos:

  • ¿Se pueden incluir todas las funcionalidades dentro del presupuesto? Si no, ¿cuál es la propuesta que mejor se adapta?
  • ¿Cómo puede fluctuar y escalar el coste a medida que el negocio crezca y se desarrolle?
  • ¿Existe la posibilidad de realizar una prueba?

Funcionalidades

¿El software incluye todas las herramientas que tanto operadores como conductores necesitarán para desarrollar sus tareas? Se deben tener en cuenta las automatizaciones, acciones masivas, filtrar y buscar, por ejemplo.

Algunas de esas funcionalidades importantes son:

Optimizador de rutas

Elimina la necesidad de planificar de forma manual y analógica, un proceso que consume demasiado tiempo y aumenta la propensión al error, ya que involucra a un gran número de variables como la capacidad de los vehículos, la disponibilidad de conductores, el área de servicio, las ventanas de entrega, entre otras.

ETAs predictivos

La capacidad de predecir el ETA o Estimated Time of Arrival (Tiempo estimado de llegada) por medio del aprendizaje automático o la ubicación de los vehículos, es un valor a tener en cuenta. Con esta funcionalidad, los clientes pueden recibir tiempos realistas y precisos en los que llegará su pedido en lugar de mensajes ambiguos como “en reparto”.

Actualizaciones de estado

Es importante que los clientes puedan seguir cada etapa del proceso de entrega. Un software que pueda enviar notificaciones en tiempo real sobre el estado del pedido será el más eficiente.

Track & Trace

Esta funcionalidad implica el rastreo en tiempo real de los vehículos y de su carga para alimentar la información en tiempo real y los ETAs realistas que se informarán a los clientes.

Certificación de entrega

La certificación de entrega agrega un nivel de responsabilidad en el proceso de envío por medio de la información certera acerca del horario y lugar donde un pedido fue entregado.

QuadMinds utiliza la prueba de entrega electrónica para eliminar el uso del papel y la confirmación manual, que incluye comentarios o feedback de clientes e imágenes que certifiquen que el pedido fue recibido, como la foto de un comprobante de pago o del paquete en la locación de destino.

Reportes

Un software de optimización de rutas completo debería proporcionar visibilidad total de la operación logística. Esto incluye métricas y datos sobre pedidos, desempeño de los conductores, satisfacción del cliente, entre otros.

Escalabilidad

Un punto muy importante es asegurarse de que la solución a contratar pueda adaptarse tanto a la dinámica actual de la empresa como a sus prospecciones a futuro. Es decir, que sea un software escalable y crezca a medida que el negocio se expanda y amplíe sus necesidades.

Soporte

Finalmente, la disponibilidad de soporte y personal. La plataforma ideal será aquella que cuente con un equipo de personas que entiendan los problemas y hablen el mismo idioma en términos de logística.

La optimización de las rutas de entrega, acompañada de un control amplio de la operación, permite obtener beneficios en diferentes áreas clave. Tener en cuenta los aspectos y funcionalidades de la plataforma a evaluar, así como las recomendaciones de otros usuarios, y la posibilidad de escalabilidad de la misma, entre otras cosas, serán lo que garantice el éxito de la integración. 

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